Главная картинка статьи №10

Системы Электронного Документооборота

Преамбула

Проработав 2 года над проектом по сопровождению системы электронного документооборота, решая по ходу множество «кубик-рубиковых» задач, выстраивая, при этом, логичную цветовую картину информационной системы с разной скоростью и эффективностью, в определенный момент времени мы были «осенены». Наверное, просто пришло время, когда, сбросив с себя оковы университетского беспорядочного «пичкования» общеизвестными и сложноприменимыми знаниями, пришел момент задуматься над тем, что «наши» проблемы и задачи не уникальны. Они, конечно же, уже решались кем-то и когда-то, причем более качественно (не хочется это признавать, но приходится), чем нами. Осознание этого привело к тому, что мы стали вновь искать информационные «кандалы» познания и «откровения».

Благо, воспитание и образование позволили взглянуть на проблему более «ширшо» и «глубинно» и тут, понеслось…

Началось постепенное раскапывание могилы собственных профессиональных «предубеждений» детсадовским совочком для куличиков.

Рамки «Песочницы»

О результатах «раскопок»:

Для начала стало понятно и очевидно, что любую систему электронного документооборота весь продвинутый (и не очень) IT мир с определенным, для каждого конкретного случая, количеством оговорок, относит к системам класса ЕСМ.

Немного из теории:

ECM – система по управлению документацией (и других типов носителей информации) предприятия. Под термином управление понимаем: хранение, обработка, координация, представление и т.д. на том предприятии, где она развернута.

Официального определения СЭД, утвержденного каким-либо стандартом, нет. Подобные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий. СЭД можно охарактеризовать, например, как систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также систему процессов взаимодействия между сотрудниками. Или - систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывающую процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначенную для эффективного управления современным предприятием. «Хребтовым» понятием для любой СЭД, как определено выше, является понятие бизнес процесса (БП), без которого функция документооборота превращается в обычную, «учетную» систему.

Каково было моё удивление тому факту, что СЭД (а так же термины - синонимы – САД, ЭДО и т.д.) это термин/аббревиатура, применимая только для организаций в пределах нашего необъятного отечества и содружественных государств. В западном мире такого понятия нет. Электронный документооборот, в США и странах «старушки» Европы, рассматривается не как отдельный процесс, а только как «подспудная», «служебная», «обслуживающая» функция (ну совсем втоптал свои, проведенные 2 года над развитием этой технологии, в грязь). Об этом свидетельствует западный термин-аналог «Record Management» и именно поэтому у «врагов», документооборот всего лишь функциональная часть систем ECM.

Возможно, многие захотят мне возразить, приведя тот постулат, что любая ИС это всего лишь средство к достижению целей предприятия и сама по себе является только определенной функцией в информационной бизнес архитектуре организации. Да, все верно, возражение частично принимается. Но в нашей стране есть определенные предубеждения и менеджерское «высокомерие» по отношению к определенным ИС по сравнению, скажем, с «бухгалтерскими» или, не будет сказано всуе – ERP системами, и одним из типов таких систем являются ECM системы. Причины этого находятся в ментальности и типе организации бизнеса.

Немного из истории СЭД в РФ (СССР)

Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься в государственном секторе. Есть свидетельства о первых разработках прототипов будущих электронных систем документооборота для ЦК.

Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и объем проходящей через него документации составляли все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР (был и такой, правда один) и в его правопреемнике, Администрации Президента РФ.

Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.

Первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях под их конкретный бизнес процесс (хоть тогда такого понятия и не было, но «он» уже был). Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития подобных уникально создаваемых систем. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги, проекты и информацию в малых объемах, производственный документооборот остался чересчур дорогим, недоступным, излишним.

Рынок систем электронного документооборота массового пользования стал зарождаться в 90-х гг. прошлого века. Тогда начали создавать универсальные СЭД, не имеющие никакого отношения к системам класса ECM, вследствие того, что были априорно призваны решать другой тип задач, более основополагающий, конкретный, унифицированный в рамках государства. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства в связи с изменением типа экономики и сдвигов в государственном управлении стала невероятна популярна, что привело к тому, что на отечественном рынке появились первые «всходы», росту которых способствовало то, что западная конкуренция вначале практически отсутствовала.

Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной (кто бы сомневался) и это было определенным «Рубиконом» для западных фирм разработчиков ПО. Документация, описывающая процессы в организациях СССР, отсутствовала как класс, что положительно повлияло на рынок развития обсуждаемого типа ИС, отечественного производства.

Первой конференцией, целью которой было представление в сжатом обзоре решений в области управления электронными документами, стала научно-техническая конференция по электронному документообороту, архивам и безбумажным технологиям DOCFLOW 95, состоявшаяся 27 ноября 1995 г. в Академии Госслужбы РФ. В работе конференции участвовали 30 компаний, предлагающих решения в области информационных систем. Предложений было много, но в докладах, представленных на конференциях, в основном приводилось описание продуктов и технологий и почти ничего не говорилось о методике их практического внедрения и получаемом от их применения эффекте. Это еще раз подтвердило, что предложений в данной области было много, а опыт применения подобных программ на практике еще не приобретен.

О насущном

В отличие от «давно минувших» лет, в современных условиях эффективное документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения (и последующего качественного ведения) системы электронного документооборота, значимость и функциональность которых растет по экспоненте. СЭД становится не просто инновацией, но радикальным инструментом управленческих решений. Системы класса ECM не имеют аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Они могут стать, при грамотном использовании, отличным помощником не только для выполнения функций, возложенных непосредственно на них, но и союзником, поддерживающим, модные системы оценки, контроля и т.д. за используемыми ресурсами предприятия, такими как, система KPI, сбалансированная система показателей и т.д.

Системы электронного документооборота существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России, в настоящее время, наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Руководители предприятий постепенно приходят к осознанию того, что внедрение системы ECM означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором дальнейшего роста и развития. Ура! Принцип «Первого руководителя», постепенно, из теоретического аспекта становится реальным фактором внедрения и развития технологий, на который можно рассчитывать.

Так же необходимо учитывать специфику документооборота в России. У нас, документооборот имеет строго вертикальное направление. На Западе он стремится к горизонтальному направлению, в котором документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя бюрократические проволочки. Кроме того, западные модели систем не выполняют часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.).

Пути развития СЭД каждая организация выбирает наиболее оптимальным образом «под себя», учитывая свои ресурсы, возможности и ограничения. В этом процессе важным является осознание того, что ИС подобна живому организму. «Жить», расти, преобразовываться и «умирать» она должна не хаотично, а в соответствии с тактическими планами, информационными стратегиями и правилами, установленными в организации. Качество системы будет соответствовать «ресурсному треугольнику» амбиций и запросов стэйкхолдеров ИС.

Концептуальное направление движения

Говоря о практическом применении СЭД, необходимо более подробно рассмотреть задачу их интеграции с другими корпоративными приложениями. Комплексное решение этого класса задач позволит предприятиям создать внутреннюю систему обмена информацией, приходящей или собираемой из разрозненных источников. Её объединение, в целях предприятия, на основе общей шины данных, приведет к созданию общего корпоративного репозитория данных и информации, значимость которого сложно переоценить. Системы электронного документооборота с честью играют роль подобных «шин». И этому уже есть конкретное подтверждение в некоторых предприятиях газообрабатывающей отрасли.

Решение этой проблемы очень важно для современного предприятия, особенно, если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых не мыслима деятельность ни одной амбициозной организации. Сейчас СЭД, чаще всего, выступает в роли платформы для интеграции со следующими типами приложений:

  • ERP-системамы
  • Офисные приложения
  • Front-end приложения (например, CRM)
  • И д.р.

Что касается ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, генерируемых в основных модулях ERP-системы. Развертывание централизованного репозитария (на базе СЭД), обеспечивающего каждый модуль ERP-системы необходимыми ему документами, способствует уменьшению операционных расходов предприятия и ускоряет возврат инвестиций. То есть, интеграция СЭД и ERP-системы обеспечивает более высокое значение показателя IRR, чем это может быть получено при автономном использовании данных систем.

При интеграции СЭД с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений (например, MS Word, MS Excel и MS PowerPoint). Кроме того, практически во всех распространенных СЭД существует возможность работы через Web-навигаторы.

Так же достаточно распространена интеграция с фронт-офисными приложениями.

Как было показано выше, технологии, применяемые для разработки и развития систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более прогрессивными и совершенными, при этом часто возникает вопрос «направленного» и контролируемого развития СЭД. Разнообразие технологий и не совершенная нормативно-правовая база приводят к тому, что рынок СЭД с каждым годом становится все более и более разнородным. В этом случае у предприятия должен быть подход к развитию процессного подхода к управлению и контролем своей деятельности, что бы заранее подготовить базу для внедрения, адаптации и развития выбранной СЭД.

Фантастический взгляд в будущее

Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Цели и задачи ставятся значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление, а иногда и организации, параллельно с оптимизацией, бизнес-процессами компаний. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. Таким образом, Российский бизнес постепенно «дозревает» до понимания того, что документооборот – это чуть больше, чем простой оборот документов.

Будущее выглядит довольно фантастично и привлекательно, но, для воплощения фантастики в жизнь, необходимо, прежде всего, создать более основательную регламентную базу для массовой миграции к технологии электронно-цифровой подписи и других подобных «фич» ECM систем, которые являются камнем преткновения при переходе от традиционного и смешанного документооборота к полностью электронному, а будущее именно за ним и полного отказа от бумаги.

Авторы статьи

Иван Никитин

Михаил Цулая